Le fonctionnement réel
Qui fait quoi, avec quels outils, et où le travail prévu s’écarte du travail réel. Établi à partir des retours de vos agents et de vos documents.
L’auditComprendre comment vos services
Comprendre comment vos services
fonctionnent vraiment.
Avant de changer un outil ou une organisation, il faut savoir ce qui se passe sur le terrain. Nous écoutons vos agents, nous suivons le trajet de l’information et nous vous remettons des recommandations claires pour décider.
Découvrir la méthode CADRECE QUE VOUS OBTENEZTrois livrables.
Trois livrables.
Pour décider sur du concret.
Les points de blocage
Les ressaisies, les relais qui se perdent, les informations introuvables : chaque point de blocage est situé dans le circuit concerné.
Les priorités
Des recommandations classées par impact et par effort : réorganiser, mieux utiliser l’existant, installer une application du Studio ou développer un outil.
La méthode CADRE.
Notre démarche, en cinq étapes. L’audit couvre les deux premières : comprendre et arbitrer. Les applications du Studio et les outils sur mesure prennent le relais pour développer, réorganiser et évaluer.
- L’audit
- La décision de la direction
- Le Studio et le sur-mesure, selon vos choix
Comprendre le fonctionnement
Auditer les pratiques, les responsabilités, les outils et les ruptures de transmission de l’information.
Arbitrer les améliorations
Présenter des recommandations permettant à la direction de choisir les actions à engager.
Développer la solution retenue
Concevoir les processus et adapter les outils existants ou développer un outil dédié, selon votre choix.
Réorganiser avec les équipes
Déployer l’organisation cible, clarifier les responsabilités et accompagner l’évolution des pratiques.
Évaluer et ajuster
Suivre les résultats et consolider les améliorations.
Le détail de chaque étape
- C01 / 05DIAGNOSTIC
Comprendre le fonctionnement
L’intervention de Simplico
Nous intégrons votre contexte de travail et croisons les retours des équipes avec l’analyse des missions, des outils et des flux d’information. Nous identifions les responsabilités mal réparties, les doublons et les ruptures de transmission entre services.
Le résultat pour votre organisation
Un diagnostic du fonctionnement réel et une cartographie des points de rupture.
- A02 / 05AIDE À LA DÉCISION
Arbitrer les améliorations
L’intervention de Simplico
Nous définissons les améliorations possibles et précisons leurs implications pour les services : répartition des missions, enchaînement des tâches, circulation des données et usages des outils. Votre direction dispose des éléments pour arbitrer les actions à engager.
Le résultat pour votre organisation
Des recommandations hiérarchisées et une feuille de route pour éclairer vos décisions.
- D03 / 05INGÉNIERIE DES PROCESSUS ET DES OUTILS
Développer la solution retenue
L’intervention de Simplico
Nous formalisons les processus cibles et concevons la réponse choisie avec vous : adaptation d’un outil existant, liaison entre applications, développement d’un outil dédié ou évolution des procédures. La solution tient compte de vos contraintes et des pratiques des services.
Le résultat pour votre organisation
Des processus formalisés et, selon la mission, des outils adaptés ou développés sur mesure.
- R04 / 05MISE EN ŒUVRE ET ACCOMPAGNEMENT
Réorganiser avec les équipes
L’intervention de Simplico
Nous accompagnons la mise en place de l’organisation cible : missions au bon niveau, rôles clarifiés et règles de transmission explicites. Les équipes sont associées au déploiement et accompagnées dans l’appropriation des outils et des nouvelles pratiques.
Le résultat pour votre organisation
Une organisation mise en œuvre, des procédures partagées et des équipes accompagnées.
- E05 / 05SUIVI OPÉRATIONNEL
Évaluer et ajuster
L’intervention de Simplico
Nous examinons avec les services les effets des changements, les difficultés rencontrées et les ajustements nécessaires pour consolider le fonctionnement retenu.
Le résultat pour votre organisation
Un suivi des évolutions et des actions correctives pour inscrire les améliorations dans la durée.
Un diagnostic pour décider. Des solutions selon vos choix.
L’audit débouche sur des recommandations. Les phases suivantes sont engagées selon vos priorités, la solution retenue et le périmètre convenu.
Les données recueillies lors de l’audit constituent un point de référence pour mesurer les évolutions après la mise en œuvre.
COMMENT NOUS RECUEILLONSÉcouter les agents.
Écouter les agents.
Tous, pas seulement quelques-uns.
Entretiens, analyse de vos documents et application Recueil : chaque agent décrit son travail réel en quelques minutes.
Avec la direction et les services
Pour comprendre le contexte, les contraintes et les décisions que l’audit doit éclairer.
Un parcours guidé pour chaque agent
Les étapes, les outils, ce qui bloque : des réponses comparables d’un service à l’autre. Voir Recueil dans le Studio
Procédures, tableaux, courriers
Pour vérifier les constats et retracer le trajet réel de l’information.
ESSAYER POUR COMPRENDRETrois questions.
Trois questions.
Un aperçu du recueil.
Explorez un exemple : partir d’une situation, croiser un regard et ouvrir une piste à approfondir.
Exemple illustratif, sans valeur de diagnostic. Aucune réponse envoyée.AVANT DE RECUEILLIR
Un cadre clair pour les agents.
Pourquoi participer ?
Les objectifs et l’usage prévu des réponses sont annoncés avant la campagne.
Qui accède à quoi ?
Les informations demandées, leurs destinataires, la confidentialité et, si besoin, l’anonymat sont définis avec vous.
Quelles suites ?
Les constats sont présentés aux équipes et servent de base aux décisions. Les limites restent visibles.
Après l’audit,
c’est vous qui choisissez.
Les recommandations peuvent mener à une application du Studio, à un outil développé sur mesure, ou simplement à une meilleure répartition des rôles. Aucune suite n’est imposée.
Les données recueillies servent aussi de point de référence pour mesurer les effets des changements.
Découvrir les applications du StudioLE PROCHAIN PASFiabilisons le fonctionnement
Fiabilisons le fonctionnement
de vos services.
Un premier échange pour identifier le service ou le processus à examiner et cadrer un audit adapté à votre collectivité.